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Servicio Nacional de Aduanas: Presentación Taller Carpeta Electrónica de Despacho

Con una extraordinaria participación de más de 300 Agentes de Aduana se realizó hoy vía Teams el Taller de Carpeta Electrónica de Despacho, organizado por la Cámara Aduanera Chile y Anagena.

Con una extraordinaria participación de más de 300 Agentes de Aduana se realizó hoy vía Teams el Taller de Carpeta Electrónica de Despacho, organizado por la Cámara Aduanera Chile y Anagena. La exposición contó con la presentación de Susana Cruzat, Jefa de Fiscalización, Rubén Parra, subdirector de Fiscalización (s), Roxana Castro, Abogado Depto. Fiscalización, Jorge Mellado, Depto. de Informática, y tuvo como finalidad exponer importantes aspectos normativos y tecnológicos de la carpeta electrónica, que está a disposición de los Agentes de Aduana del país.

El inicio estuvo marcado por las palabras del presidente de la Cámara Aduanera, Felipe Serrano quien, además de expresar sus sinceros agradecimientos por la alta convocatoria, expresó que “es importante hablar de automatización, agilización y modernización de los procesos que hoy se nos presentan; muchos de mis colegas que partimos alguna vez en este rubro vemos que, a través de los años, va cambiando el mundo y debemos adecuarnos de manera alineada , siempre con el fin de contribuir al desarrollo del comercio exterior”.

“La reunión, que comenzó a gestarse junto a la Cámara Aduanera de Chile y Anagena en mayo de 2020, tuvo su eje en la Resolución 487 de Carpeta Electrónica, emitida el 31 de enero de 2020, y se dio en un contexto de pandemia muy diferente al de ahora. Pese a que el alza de casos persiste, hoy en día se está adoptando ya una forma más normal de vivir, y por ende de trabajar.

Hoy consideramos que es indispensable volver a difundir esta charla porque la carpeta de despacho electrónica para nosotros no se trata solamente de pasar de formato papel al de almacenamiento electrónico, sino que buscamos asumir además un desafío para mejorar la eficacia y eficiencia en el desarrollo de los procesos aduaneros”, señala la Jefa de Fiscalización del Servicio de Aduanas, Susana Cruzat.

Enfatiza, por otro lado, que esta Resolución esta concebida para los Agentes de Aduana, y solamente para lo que es la fiscalización a posteriori, y se está avanzando por ampliar su cobertura a operaciones de la línea de despacho electrónica a otros operadores por lo tanto este año se pretende, durante el primer trimestre, expandir la fiscalización netamente a la revisión documental, y poder este mismo año incorporarla al tema de fiscalización de aforos por esta vía, de manera de contar con una carpeta de despacho electrónica robustecida.

“Esta transformación digital permite, además de facilitar nuevas tecnologías, disminuir los tiempos, mejorar la eficacia de las comunicaciones entre el Agente de Aduanas y el Servicio y reducir tiempos y costos en lo que respecta al desplazamiento de la carpeta (o eventuales pérdidas de éstas). Con la carpeta electrónica, en cambio, ustedes la siguen manteniendo, independiente que ésta tiene por nuestra parte una misión fiscalizadora”, aclara Cruzat.

La carpeta electrónica, de acuerdo con lo que el Servicio de Aduanas indica le permite a los Agentes de Aduana entregársela a sus funcionarios para su uso, posterior a la revisión y fiscalización de la Institución, modalidad que se instauró a raíz de los efectos de la pandemia y el a distancia. “Nosotros sacamos la Resolución 2756 que regula el trabajo remoto en estas materias, y donde se explica que el Agente de Aduanas presenta en el mes de enero el porcentaje total de auxiliares que se encuentran trabajando de forma remota, o en modalidad híbrida, entendiendo que el Agente de Aduana que no lo presenta es porque se encuentra de manera presencial”, agregó la Jefa de Fiscalización de Aduanas.

Es así como esta forma de proceder que presenta la Carpeta de Despacho Electrónica pasa adquirir gran relevancia, al momento de facilitar el quehacer del Agente de Aduana, permitiendo además disminuir los costos de almacenamiento, traslado físico de papeles, entre otros.

Las ventajas de contar con este mecanismo, sin duda, son variadas; un ejemplo de ello es la experiencia que desde el año 2020 la Directora de la Cámara Aduanera Chile, Miriam Olivares, ha vivido en estas materias: “como Agencia Olivares hemos podido disponer, gracias a este mecanismo, de la documentación para los distintos departamentos en forma electrónica y que ellos puedan trabajar de forma paralela. Además nos permite que las personas que no están presencial también puedan trabajar con la documentación electrónica y tener un control de las carpetas porque a través del diseño de esta modalidad hay distintos perfiles de acceso, por lo tanto las personas van a poder ver los archivos de la manera que uno necesita”.

Continua Olivares indicando que, “antiguamente el 80% de la documentación se recopilaba  en la Agencia con el fin de realizar despachos, y luego la transportaban los mensajeros; hoy, con esta nueva facilidad, el 95% de los documentos se envían a través de correo electrónico o sitios en línea. Antes todo se guardaba, previo folio, en carpetas físicas que ocupaban espacio en las bodegas, hoy una mínima parte de almacena de esta forma por lo tanto tenemos acceso más directo y rápido a los archivos. En este tiempo, desde la pandemia, esta opción llegó, sin duda, para simplificarnos el trabajo”.

La charla también contó con la normativa que ampara la implementación, y tras un arduo trabajo informático, de la ya conocida carpeta electrónica y donde se destacó la Resolución 1097 que habla que los Agentes de Aduana que son OEA autorizados y deseen suscribirse a la carpeta electrónica no tengan que pasar por la presentación de las políticas de seguridad de la información, de manera de facilitar el trabajo y solicitar exclusivamente sus carpetas con acreditación. La normativa está respaldada por los formularios dispuestos para ello, y que fueron presentados en la charla, así como también el compromiso y respaldo informático que asegura la confiabilidad de este nuevo, moderno y avanzado sistema para el país.

Jorge Mellado, Encargado de Informática de la Institución concluyó que “es de suma importancia tener claridad sobre el marco técnico que respalda la operación de las carpetas electrónicas, así como el proceso de acreditación tecnológica, tanto en lo que se refiere a la política de seguridad de la información como el control, acceso, respaldo y recuperación de datos, entre otros. Es clave tener en consideración que este avance es un paso trascendental al progreso, eficiencia y reducción de costos, y que, tras la pandemia nos vimos en la necesidad de acelerarlo”.

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